Руководство пользователя

Основные принципы

Основная структура, интерфейс и терминология программы выполнена по образцу наиболее распространенной программы 1С, что может упростить переход для пользователей, работавших ранее с другими учетными программами. Прежде всего необходимо освоить несколько базовых понятий учета, таких как первичный документ, справочник, проводка по складу (при желании можно ознакомиться в документации и учебных материалах 1С).

Документ (первичный документ) - предназначен для фиксации изменений хозяйственных активов. При проведении документа выполняются проводки (изменения) по складу и/или кассе (денежному счету). Документ может иметь различные статусы. Проводки выполняются при переводе документа из статусов Новый или Отредактированный в статусы Проведено, Выполнено и т. д. Документ может быть отменен, при этом аннулируются все проводки (то есть, например, если был списан товар, он вернется обратно на склад). Затем документ может быть удален или отредактирован и перепроведен.
У документа есть несколько обязательных атрибутов, таких как номер, дата, автор и необязательных в зависимости от вида документов. Кроме "шапки" с атрибутами, в большинстве случаев документ содержит табличную часть с позициями. Как правило, позиции выбираются из соответствующих справочников МТЦ (материально-технические ценности) или работ (услуги). Также документы имеют печатную форму. Все документы имеют широкую печатную форму и также может быть дополнительная форма, предназначенная для узкой (чековой) печати. Широкая форма отображается по умолчанию при просмотре документа и также может быть распечатана, экспортирована в Excel или PDF.
Контрагент (покупатель, поставщик) - физическое или юридическое лицо (или государственный орган), с которым выполняются какие-либо бизнес-операции - закупка, продажа, перемещение средств.
Номенклатура - перечень МТЦ или услуг в соответствующем справочнике.
Справочник - перечень разнообразных бизнес-объектов - МТЦ, склады, контрагенты, сотрудники и т. д. Запись в справочнике (карточка) включает в себя разнообразные атрибуты данного типа объектов, начиная с названия.
Журнал - объединяет данные по тематике. Обычно журналы представляют собой списки документов. Помимо общего журнала со всеми документами, есть журналы продаж, закупок, заказов и т. д. В специализированных журналах обычно есть дополнительные функции в зависимости от тематики журнала. Например, в журнале заказов можно оперативно изменять статус заказа.
Общий журнал содержит все документы и обычно является основной рабочей страницей пользователя, так как показывает в одном месте все, что происходит с хозяйственными активами.
Отчет - предназначен для просмотра разнообразных аналитических данных. Отчеты имеют печатные формы, предназначенные для просмотра данных, печати или экспорта.

Также есть несколько служебных страниц, таких как рабочее место (АРМ) кассира, где можно вводить чеки последовательно, не покидая страницу.
Пользователям системы могут быть назначены различные роли, где прописан доступ к тем или иным бизнес-объектам. Например, продавцам может быть закрыт доступ к закупочным документам.

Начало работы

Общие настройки

После установки программы пользователь может выполнить следующие действия.
Изменить пароль по умолчанию (рекомендуется) в профиле.
Установить значения по умолчанию для складов и денежных счетов, которые будут автоматически подставляться в документах.
Настроить меню - ненужные пункты можно отключить.
Настроить меню быстрого доступа (кнопки вверху) в справочнике ролей.
Добавить, при необходимости, новых пользователей и новые роли, а также права доступа к объектам программы.
Установить на странице общих настроек необходимые параметры, включая подключение необходимых модулей.
Ввести перечень номенклатуры в соответствующем справочнике или добавить МТЦ с помощью импорта из Excel файла.
Установить розничные цены (наценки). Наценки можно установить на товар или категорию.
Задать денежные счета - наличные (кассы) и безналичные (банки).
Задать акции и программы лояльности на соответствующей сервисной странице.
Заполнить справочник сотрудников, если таковые есть, и при необходимости, связать их с логинами пользователей программы.
При необходимости, внести начальные остатки.

Пользователи и права доступа.

Пользователей и роли системы создает администратор - пользователь с логином admin. Ролям может быть задан уровень доступа к документам и другим ресурсам. Затем роль может быть назначена пользователям.
По умолчанию создается роль admins, пользователи которой имеют доступ ко всей системе. В создаваемых ролях может быть указан конкретный доступ к документам и справочникам (чтение, редактирование, выполнение). Для роли можно указать доступные виджеты первой страницы и оперативное меню.
Также логин пользователя может быть указан в справочнике сотрудников, тогда в авторе документа и истории статусов будет отображаться имя сотрудника, а не логин.

Журнал документов

Журнал документов - регистр, где сохраняются все документы, созданные в системе.
Документ - бизнес-сущность, фиксирующая выполнение хозяйственных операций - изменение состояния складов, денежных и личных счетов. Эта операция называется проведением документа (используется привычный для пользователей 1С термин).
Документ может находиться в различных состояниях - новый, проведено, отменено и т.д. Для изменения проведенного документа необходимо отменить проведение. В этом случае отменяются проводки, связанные с документом. В последней колонке некоторых документов появляется комбобокс, содержащий список документов, которые могут быть созданы (при выборе в комбобоксе) на основе текущего.
Статус Проведено обычно означает, что в данный момент выполняются хозяйственные операции, такие как изменения на складе. При отмене документа автоматически откатываются назад все изменения. Если документ сохранить, нажав кнопку Сохранить, то документ просто сохраняется как черновик.
Документ может проводиться любой датой как в прошлом, так и в будущем. Проведение документа будущим числом позволяет реализовать резервирование товара или указать ожидаемые поступления. В случае изменения обстоятельств документ может быть отменен или перепроведен с другими данными.
Все атрибуты документа как в заголовке, так и в табличной части, сохраняются в самом документе так, как это происходит в случае бумажных документов. То есть, в случае изменения атрибута в справочнике (например, имя товара) документ остается неизменным, пока его не подготовят к новой редакции.

Для просмотра документа, не открывая его на редактирование (это отклонить редактирование), необходимо кликнуть иконку . Панель просмотра, которая открывается внизу страницы, состоит из нескольких вкладок. В первой - печатная форма документа и иконки экспорта, в зависимости от типа документа. Вторая вкладка - комментарии, где пользователи могут оставить заметки для себя или других. На третьей вкладке пользователь может прикрепить к документу файл (например, отсканированный оригинал в формате pdf), а также указать документы, связанные с текущим (при создании документа на основе другого такая связь возникает автоматически). На четвертой вкладке можно посмотреть историю платежей, если они есть, и историю изменений статуса документа.

Номера документов генерируются автоматически. Если нужно задать свой шаблон, то нужно изменить номер вручную и следующая нумерация для данного типа документа пойдет уже от него. Номер задается в виде нескольких букв и следующих цифр. Например, для приходной накладной может быть ПН-0001. Система проверяет уникальность номеров ..

В системе также есть специализированные журналы документов, например, - закупки. В таких журналах сгруппированы документы относительно конкретных действий. Это упрощает разделение доступа, кроме того, при просмотре документа в специализированном журнале появляются дополнительные кнопки изменения статуса документа, что позволяет управлять жизненным циклом документов, не открывая их на редактирование.

Номенклатура и склады

Справочник номенклатуры служит для хранения списка ТМЦ. Для номенклатуры можно указать до пяти типов цен, которые затем указываются в расходном или приходном документе. Также можно для удобства указать "Категория товара" из справочника категорий.
Для учета на складе используется учет по партиям. Партия - товар поступил по той же цене, независимо от даты доставки и поставщиков. При перемещении ТМЦ со склада пользователь указывает, какую партию (Учетную стоимость) использовать. Такая система позволяет точно рассчитывать прибыль по каждому товару.
Для перемещения между складами используются документы Списание со склада и Приход на склад.
Информацию по состоянию склада можно получить в журнале Товары на складе. Историю перемещения ТМЦ можно получить в журнале Рuch ТМЦ и отчете Рuch по складу.

Контрагенты и контакты

Справочник контрагентов позволяет хранить контрагентов разных типов как покупателей, так и поставщиков, а также их контактные данные. Добавить нового контрагента можно как непосредственно в справочнике, так и в документах.
Каждому контрагенту может быть написан комментарий, прикреплен файл, а также можно указать событие в календаре с напоминанием, которое появится в уведомлении.
Также в справочнике можно работать с лидами с возможностью дальнейшей конвертации в контрагента.

Ввод начальных данных

Начальные остатки ТМЦ можно ввести с помощью документа Приход товара. Также есть возможность импорта номенклатуры в справочник и на склад (если указаны количество) а также импорта контрагентов.
Для внесения остатков на денежные счета, личные счета сотрудников или баланс расчетов с контрагентами, используются кассовые ордера.

Основные бизнес-процессы

Закупка

Обычно закупка выполняется с помощью приходной накладной. ТМЦ в позиции можно выбрать из справочника или ввести с помощью сканера штрих-кода (включается в общих настройках). Также можно добавить новый ТМЦ не переходя в справочник.
Приходная накладная может быть создана на основе входного счета. В таком случае оплата осуществляется в счете а в приходной накладной указывается предоплата. Сумма к оплате может быть введена не полностью, то есть возникает долг. Доплатить можно в журнале Расчеты с поставщиками.
Статистику по закупкам можно просмотреть в отчете Отчет по закупкам.
В приходной накладной есть возможность указать валюту (если валютный учет включен в общих настройках) и ее курс. Текущий курс валют задается в настройках. Курс валюты хранится в товаре и используется при формировании отпускной цены для учета курсовых разниц между закупкой и продажей.
Проводки по складу выполняются уже в национальной валюте.

Продажа

Продажи можно реализовать несколькими способами. С помощью Расходной накладной (созданной непосредственно или на основе счета-фактуры), заказа + ТТН, Кассового чека. Работа с кассовыми чеками должна выполняться в АРМ Кассира. Также из АРМ Кассира можно фискализировать чеки с помощью ПРРО.
Если оплата в кредит, расчеты можно выполнить в журнале Расчеты с покупателями.
Статистику по продажам можно просмотреть в отчете Отчет по продажам.

Заказ и доставка

Заказ может быть создан вручную или создан из модуля онлайн-каталога. Для заказов выделен отдельный журнал, где можно управлять статусами заказа, не открывая его на редактирование. Начало работы с заказами фиксируется переводом его в статус Выполняется. Также можно добавлять оплаты к заказу.
Заказ не влияет на остатки на складе.
При отправке на основе заказа создается товарно-транспортная накладная (ТТН). Для ТТН также есть отдельный журнал. Если ТТН переведена в статус Доставлено и заказ оплачен, то она автоматически закрывается. Для ТТН можно указать номер декларации (например, Новой Почты) и исполнителя, ответственного за доставку (например, курьер), из справочника сотрудников.

Услуги

Для оформления заказа на услуги или работы используется документ Заказ услуг (Акт выполненных работ). К позициям, кроме работ, можно также добавить ТМЦ (комплектующие или материалы, оплачиваемые заказчиком). Если стоимость работ или список ТМЦ до завершения работ неопределен, можно перевести документ в статус Выполняется без позиций. Редактировать позиции в процессе выполнения без отмены документа можно в журнале Услуги.
Если заказ сложный и требует производственного процесса, участия нескольких лиц, учета часов и т. д. (например, на СТО), на основе заказа также можно сформировать наряд для производства.
Для услуг, заказанных у стороннего исполнителя, используется документ Входящие услуги. В этом документе также можно указать список ТМЦ по себестоимости, которые будут распределены на услуги.

Производство

Наработки на выполнение работ и услуг

Наработки на выполнение производственных задач предусмотрены для оформления выполнения различных работ, например, ремонта бытовой техники. В наработке можно указать тип работы (из справочника услуг), необходимые комплектующие, исполнителей и производственный участок (например, ремонтный бокс на СТО).
Для наработок выделен отдельный журнал. Помимо обычной работы с наработкой как документом, журнал можно наглядно просматривать также в календаре (подобно Google Calendar), а также создавать наработку кликом по календарю. В зависимости от стоимости работ можно сформировать отчет по заработной плате исполнителей за указанный период.
Услуги также можно оформить обычным документом Акт выполненных работ.

Учет ТМЦ

Учет в производстве выполняется документами Списание в производство и Приход в производство. Себестоимость прихода может рассчитываться по комплектам (комплектующим, ингредиентам), заданным для продукции в справочнике ТМЦ.
Также в карточке ТМЦ можно задать автоматическое списание и приход при продаже готовой продукции. Такой режим подходит для производств с коротким производственным циклом, например, общественного питания.
Далее планируется добавить функциональность производственных процессов для поэтапного производства.

Производственные процессы и этапы

Для организации сложных производств с производственными циклами и поэтапным производством можно создавать производственные процессы в соответствующем журнале. При создании процесса задается список планируемой готовой продукции, заказа, серии (партии) продукции. Для каждого процесса задается список производственных этапов. Производственный этап - это набор завершенных операций на конкретном производственном участке (например, сборка корпуса или покраска). Для производственного этапа задается производственный участок и, при необходимости, технологическая карта.
Производственный процесс начинается переводом его в статус Выполняется.
В журнале Производственные этапы отображаются этапы для процессов в состоянии Выполняется. Для каждого этапа можно задать список исполнителей с указанием коэффициента трудового участия (в ней распределяется оплата) и график работ по каждой смене.
Также есть возможность просмотра общего графика по процессам, этапам, участкам и исполнителям для равномерного распределения ресурсов.
Для каждого этапа в процессе работы создаются документы списания в производство сырья и материалов, а также прихода готовой продукции. После первого документа этап переходит в состояние Выполняется. После завершения работ этап закрывается.
В просмотре процесса отображается список этапов, фактическое приходование продукции и списание ТМЦ. Когда все этапы закрыты и Продукция приходит на склад, процесс закрывается. Повторяющиеся процессы (например, для следующей партии такой же продукции) можно скопировать со списком этапов.

Учёт для заведений общественного питания

Для учёта в заведениях общественного питания используется документ Заказ (кафе). Документ представляет собой комбинацию заказа и кассового чека. Для оперативной работы существует Рабочее место кассира общественного питания. На Рабочем месте создаются заказы, и в нём же находится журнал заказов, где можно отслеживать новые заказы (из онлайн-каталога) и выполнение заказов на производстве (кухне). Для кухни планируется отдельное Рабочее место.
Категории ТМЦ (товарно-материальных ценностей) в заведениях общественного питания позволяют создать одно- или двухуровневое меню. В наиболее простом случае это может быть всего один уровень — салаты, закуски, десерты, основные блюда. Более сложный вариант: Основное меню, Ланч-меню, барное меню и так далее. А основное меню уже делится на салаты, десерты и так далее. Также может быть отдельная категория для сопутствующих товаров (одноразовая посуда, упаковка) и, естественно, для закупки сырья (ингредиентов).
При использовании онлайн-каталога можно указать, какая категория видна клиенту, а какая нет.
Иерархия категорий, а также изображения в ТМЦ и категориях, настраиваются в основных настройках программы.
В связи с коротким циклом производства в общественном питании, имеет смысл использовать автоматическое принятие на склад и списание с производства (проведение на складе необходимо для учета продаж и расходов). Настройки зависят от технологического цикла. Например, для выпечки или компотов проводится принятие на склад отдельным документом (с автоматическим списанием ингредиентов, если они указаны в карточке ТМЦ). Затем продукция поступает в продажу при необходимости. Если блюдо готовится по заказу, то его можно автоматически принять на склад и списать соответствующие ингредиенты. Часть продукции (например, напитки в бутылках) продается как товар, который принимается на склад приходной накладной, затем продается.

Для просмотра клиентами меню кафе (через QR-код) предусмотрена специальная страница, на которую можно перейти по адресу <адрес сайта>/menu. Страница ориентирована на мобильные экраны. Кроме того, предусмотрена настройка. путем изменения шаблона /templates/modules/shop/pages/catalog/menu.html. Чтобы изменения не затерлись при обновлении файла menu.html, его можно переименовать (скопировать) в menu_custom.html
Меню (иерархия категорий) должно быть двоуровневым. Верхнй уровень это пункт основное меню. Дополнительно может быть пункт например меню бара. Дочерние меню, которые показываются в горизонтальном списке страницы, - категории блюд.

Расчет и начисление заработной платы

Расчет заработной платы осуществляется документом Начисление заработной платы. Алгоритм расчета задается формулами, использующими синтаксис языка JavaScript. Предварительно в соответствующем справочнике настраиваются типы начислений и удержаний, которые затем используются в формулах как переменные. Начисленная заработная плата заносится на личный счет работника.
Выплата заработной платы (или аванса) осуществляется документом Выплата заработной платы, который списывает сумму с личного счета работника и выполняет проводку по выбранному денежному счету.

Учет движения денежных средств

Для учета оплат в справочник Денежные счета добавляются кассы и банковские счета. Для добавления платежа в приходных и расходных накладных следует указать денежный счет. Также можно указать оплату позже и добавить платежи через журнал расчетов с контрагентами. Кроме того, существуют документы типа Приходный и Расходный ордера для непосредственного начисления или списания сумм с денежных счетов.
Движение денег можно просмотреть в отчете Движение по счетам и журнале Журнал платежей.

Вместе с движением денег по денежным счетам выполняется запись типа Расходы или Доход. Просмотреть суммы расходов и доходов за период можно в отчете Платежный баланс.

Программа лояльности

Программа настраивается на странице Скидки и акции. Можно настроить методы начисления бонусов и скидок, постоянные скидки для клиентов, акционные цены на товары и услуги, оптовые скидки.

Учет рабочего времени

Учет осуществляется в таблице рабочего времени (правое меню). Данные из таблицы доступны при начислении заработной платы.
Для пользователей группы администраторов доступны данные других пользователей, а также общая статистика.

Дополнительные функции

Учет по серийным номерам производителя

В некоторых случаях (например, аптеки) требуется вести учет по партиям производителя с учетом срока годности. Если в настройках включен учет по сериям, в формах ввода товара в приходной накладной появляются дополнительные поля - серия и дата. Эти данные также появляются в выборке при продаже, что позволяет выбрать более старый товар. Подробности можно посмотреть в журнале Товары на складе. Если в карточке товара (справочнике номенклатуры) указан срок годности, то в журнале вычисляется дата, до которой пригоден товар.

Поддержка филиалов

В программе есть возможность вести учет отдельно по филиалам (например, торговым точкам). В этом случае пользователю в его профиле назначаются филиалы, доступ к ресурсам которых он может иметь. Разделяются документы, склады, кассы, сотрудники. Общими для всех остаются справочники номенклатуры и контрагентов.

Поддержка нескольких компаний

В случае необходимости выписывать счета от имени разных бизнесов, можно настроить справочник компаний. Затем компания может быть указана в приходных документах.

Подписка на события и рассылка сообщений

Подписка позволяет участникам узнавать о изменениях в системе. В первую очередь, о изменении статуса документов.
Сообщения могут быть системными, на электронную почту или через SMS. (Службы SMS-рассылок настраиваются на странице настроек системы)

Печатные формы

Формы для печати документов и отчетов находятся в папке /templates/printform и выполняются как обычные HTML файлы, что позволяет выводить сами формы на экран, печатать на принтере, а также экспортировать в pdf или excel. Перед загрузкой файлы форм обрабатываются специальным шаблонизатором, который заполняет их данными. Формы можно редактировать обычным текстовым редактором.
Программа дает возможность создать кастомную копию формы, чтобы она не перезатерлась при следующем обновлении, если необходимо создать свой вариант формы. Для этого нужно к имени файла формы добавить _custom. Например: ttn_custom.tpl. Тогда программа сначала будет искать кастомный вариант.
Дополнительная информация о подключении принтеров здесь

Планировщик задач

Планировщик предназначен для фонового выполнения задач, требующих длительной обработки. Например рассылка email из подписок, которые не отправляются немедленно а отправляются в очередь на отправку.
В планировщике могут выполнятся задания каждый раз при вызове скрипта, раз в час или раз в сутки.

Для вызова обработчика нужно обратится по адресу <ваш сайт>/crontab.php.
Дополнительно на странице управления планировщиком (системное меню) нужно выставить переключатель, разрешающий работу планировщика.
Для подключения нужно настроить сторонний планировщик - ( cron На Линукс, Task Scheduler на Windows, планировщик на хостинге и т.д. ) который будет периодически (не чаще раза в пять минут) обращаться к скрипту по вышеуказаному адресу. Также существуют онлайн сервисы и мобильные приложения позволяющие настроить расписание для периодического обращения по URL страницы.
Планировщик будет работать и без внешнего вызова если работать с програмой или просто оставить незакрытую страницу (или форму логина) в браузере

Дополнения и расширения

Программа включает несколько модулей для расширения функциональности (например, интеграции со сторонними сервисами), которые подключаются в общих настройках. После подключения появляются соответствующие пункты меню в разделе Модули.
Описание модулей здесь.