Безкоштовна програма для складського обліку. Керівництво користувача

Керівництво користувача

Інтерфейс

Інтерфейс програми орієнтований на вітчизняного користувача, який звик до програмам типу 1С. В налаштуваннях можна вказати які пункти меню показувати, а які приховати за непотрібністю. Також найбільш часто використовувані пункти можуть бути вказані в оперативному меню які приховати за непотрібністю. у вигляді ряду кнопок під основним меню.

Налаштування

Налаштування системи. Типи цін, включення-виключення окремих функцій системи. Все, що відноситься до основного функціонуванню.
Налаштування меню. У цьому блоці можна додавати нові документи, звіти та інші об'єкти,а також можна відключити непотрібні пунти меню.
Дані про компанії . Дані про компанії, в якій ведеться облік, для використання в документах, листах, контактах.
Налаштування принтера . Налаштування вузького принтера для чеків і етикеток.
Налаштування профілю . Користувач може налаштувати свій через меню "Мій профіль". Можна змінити пароль, виставити склад і касу, які будуть по замовчуванням підставлятись в документи, а також налаштувати меню швидкого доступу у вигляді кнопок для часто використовуваних документів.

Журнал документів

Журнал документів - регістр де зберігаються всі документи, створені в системі.
Документ - бізнес-сутність, яка фіксує виконання господарських операцій - зміна стану складів, грошових і особових рахунків. Дана операція називається проведенням документа (використовується звичний для користувачів 1С термін).
Документ може знаходиться в різних станах - новий,проведено,скасований і т.д. Для зміни проведеного документа потрібно скасувати проведення, в цьому випадку скасовуються проводки, пов'язані з документом. В останній колонці деяких документів з'являється комбобокс, що містить список документів, які можуть бути створені (при виборі в комбобоксе) на підставі поточного.
Статус Проведено зазвичай означає що в цей момент виконуються господарські операції такі як зміни на складі. Скасування документа автоматичні відкочується назад всі зміни. Якщо документ зберегти натиснувши кнопку Зберегти, то документ просто зберігається як чернетка.
Документ може проводиться будь-якою датою як в минулому так і в майбутньому. Проведення документа майбутнім числом дозволяє реалізувати резервування товару, або вказати очікувані надходження. У разі зміни обставин документ може бути скасований, або перепроведен з іншими даними.
Всі атрибути документа як шапки так і табличній частині зберігаються в самому документі також як це відбувається в випадку паперових документів. Тобто в разі зміни атрибута в довіднику (наприклад ім'я товару) документ залишається незмінним поки його не підготують нову редакцію.

Для перегляду документа не відкриваючи його на редагування (це відкинути редагування) потрібно клікнути іконку . Панель перегляду, відкривається внизу сторінки, складається з декількох вкладок. У першій - друкована форма документа і іконки експорту, в залежності від типу документа. Друга вкладка - коментарі, де користувачі можуть залишити замітки для себе, або інших. На третій вкладці користувач може прикріпити до документа файл (наприклад відсканована оригінал, або pdf), а також вказати документи, пов'язані з поточним (при створенні документа на підставі іншого такий зв'язок виникає автоматично). На четвертій вкладці можна подивитися історію платежів, якщо такі є, і історію змін статусу документа.

Номери документів генерується автоматично. Якщо потрібно задати свій шаблон, то потрібно змінити номер вручну і наступна нумерація для даного типу документа піде вже від нього. Номер задається у вигляді декількох букв і наступних цифр, наприклад для прибуткової накладної може бути ПН-0001. Система перевіряє унікальність номерів ..

В системі є також спеціалізовані журнали документів наприклад закупівлі. У таких журналах згруповані документи щодо конкретних дій. Це спрощує поділ доступу, крім того, при перегляді документа в спеціалізованому журналі з'являються додаткові кнопки зміни статусу документа що дозволяє управляти життєвим циклом документів не відкриваючи їх на редагування.

Номенклатура і склади

Довідник номенклатури служить для зберігання переліку ТМЦ. Для номенклатури можна вказати до п'яти типів цін, які потім вказуються в видатковому документі. Також можна для зручності вказати Категорія Товара з довідника категорій.
Для обліку на складі використовується облік по партіях. Партія - товар надійшов по тій же ціні, незалежно від дати вступу та поставшиков. При переміщенні ТМЦ зі складу користувач вказує яку партію (Облікову вартість) використовувати. Така система дозволяє точно розраховувати прибуток по кожному товару.
Для переміщення між складами використовуються документи Списання зі складу та Оприбуткування на склад.

Контрагенти і контакти

Довідник контрагентів зберігати контрагентів різних типів як покупців так і постачальників, а також їх контактні дані. Також можнго вказати постійну знижку яка буде враховуватись при продажі.
До кожного контрагенту може бути написаний коментар, прикріплений як/ або файл, а також можна вказати подію в календарі з нагадуванням яке з'явиться в нотифікацією.
Також в довiднику можна працювати з лiдами зможливiстю конвертацii в контрагента.

Замовлення і доставки

Замовлення може бути створене вручну, або створене з модуля онлайн-каталогу. Для замовлень виділений окремий журнал де можна управляти статусами замовлення не відкриваючи його на редагування. Початок роботи з заказів фіксується перекладом його в статус Виконується. також можна додавати оплати до замовлення. Замовлення не виконує зміни на складі. При відправці на підставі замовлення створюється товарно-транспортна накладна. Для ТТН також є окремий журнал. Якщо ТТН переведена в статус Доставлений і замовлення оплачено, то він автоматично закривається. Для ТТН можна вказати номер декларації (наприклад Нової Пошти) і виконавця, відповідального за доставку, (наприклад кур'єра) з довідника прцівників.

Облік руху грошових коштів

Для обліку оплат в довідник Грошові рахунки додаються каси і банківські рахунки. Для додавання платежу в прибуткових і видаткових накладних слід вказати грошовий рахунок. Також можна вказати оплату пізніше і додати платежі черех журнал розрахунку з контрагентами. Крім того є документи типу прибутковий і видатковий ордер для безпосереднього нарахування, або списання сум з грошових рахунків.
Рух грошей можна подивитися в звіті рух по рахунках і журналі Журнал платежів.

Разом з рухом грошей за грошовими рахунками проводиться запис типу витрати або доходу. Подивитися підсумки за видатками та доходами за період можна в звіті Платіжний баланс.

Підтримка філій

У програмі є можливість вести облік окремо по філіям, наприклад торговим точкам. В цьому випадку користувачеві в його профілі призначаються філії доступ до ресурсів яких він може мати. Поділяються документи, склади, каси, співробітники. Спільними для всіх залишаються довідники номенклатури і контрагентів.

Облік по серійних номерах виробника

У ряді випадків (наприклад аптеки) потрібно облік по партіях виробника з урахуванням терміну придатності. Якщо в налаштуваннях включений облік по серіях, в формах вводу товару в прибутковій накладній з'являються додаткові поля серія і дата. Ці дані з'являються у вибірці при продажу, що дає можливість вибрати більш давній товар. Деталізацію можна подивитися в журналі Товари на складі. Якщо в картці товару (довідник номенклатури) вказаний термін придатності то в журналі обчислюється дата до якої придатний товар.

Підтримка кількох компаній

На випадок необхшдностi виписувати рахунки від імені різних бізнесів, можна ввімкнути довідник компаній та замість атрибутів фірми, заданих в налаштуваннях, вибирати фірму з довідника

Валюта при закупівлі

В прибутковій накладнiй вибипієтся валюта та вказуєтся курс. Поточний курс валют хадаєтся в настройках. Курс валюті зберігається в товарі та використовуєьтся при формуванні відпускної цїни для обліку курсових різниць між закупкою та продажею. Проводки по складу виконуются в національній валюті.

Наряди на виконання робіт і послуг

Наряди на виконання виробничих завдань предназначяени для оформлення виконань різних робіт, наприклад ремонт побутової техніки. У вбранні можна відзначити тип роботи (з довідника послуг), необхідні комплектуючі, виконавців і виробнича дільниця (наприклад ремонтний бокс на СТО).
Для нарядів виділений окремий журнал, крім звичайної роботи з нарядом як документом, журнал можна наочно переглянути також в календарі, на подобі гугл-календар, а також створити наряд кліком по календарю. За вартістю робіт можна сформувати за період звіт по зарплатам виконавців.
Послуги також можна оформити звичайним документом Акт виконаних робіт.

Виробництво

Облік у виробництві виконуется документами Списання у виробництво і Оприбуткування з виробництва. Собівартість оприбуткування може розраховуватись по комплектах (комплектуючих, інгредієнтів), заданих для продукції в довіднику ТМЦ.
Так само в картці ТМЦ можна задати автоматичне списання та оприбуткування при продажу готової продукції. Такий режим підходить для виробництв з коротким виробничим циклом, наприклад громадське харчування.
Надалі планується функціональність виробничих процесів для поетапного виробництва.

Облiк для закладiв громадського харчування

Для обліку в закладах громадського харчування використовується документ Замовлення (общепит). Документ являє собою комбінацію замовлення і касового чека. Для оперативної роботи є АРМ касира громадського харчування. В АРМ створюються замовлення і в ньому ж знаходиться журнал замовлень де можна відстежувати нові замовлення (з онлайн каталогу) і виконання замовлень на виробництві (кухні). Для кухні планується окремий АРМ.
Категорії ТМЦ в закладах громадського харчування дозволяють сформувати одне або двох рівнева меню. У найпростішому випадку це може бути просто один рівень - салати, закуски, десерти, основні страви. Більш складний випадок: Основне меню, Ланч меню, бар меню і так далі. А основне меню вже ділиться на салати, десерти і так далі. Також може бути окрема категорія для супутніх товарів (одноразовий посуд, упаковка) і само собою для закуповуваногi сировини (інгредієнтів).
У разі використання онлайн каталогу можна вказати яка категорія показується клієнту яка ні.
Ієрархія категорій а також зображення в ТМЦ та категоріях вмикаются в основних налаштуваннях програми.
Оскільки у громадського харчування короткий цикл виробництва є сенс використовувати автоматичне оприбуткування і списання з виробництва (проводити по складу необхідно для обліку продажів і витрат) Налаштування залежать від технологічного циклу. Для наприклад випічки або компотів проводиться оприбуткування окремим документм (з автоматичним списання інградіентом якщо вони задані в картці ТМЦ). Потім продукція надходить в продаж по необхідності. Якщо страва готується на замовлення то його можна автоматично оприбуткувати і списати відповідні інградіети. Частина продукції (наприклад напої в пляшках) йде просто як товар який оприбутковується прибутковою накладною потім продається.

Введення початкових залишків

Початкові залишки можна ввести за допомогою документа Оприбуткування товару. Також є можливість імпорту номенклатури в довідник і на склад (якщо вказані кількості)

Користувачі і права доступу.

Користувачів та ролi системи створюе адмiнiстратор - користувач с логiном admin. Ролям може бути заданий рiвень доступу до докуменiв iнших ресурсiв. Потiм роль може бути призначена користувачам.
За замовчанням створюєтся роль admins користувачi котороi мають доступ до всїєї системи. В створюваних ролях може бути вказаний конкретний доступ до документiв та довiдникiв (читання редагування виконання). Для ролi можна вказати доступнi вiджети першоi сторiнки та оперативне меню.
Також логін користувача може бути вказаний в довіднику співробітників, тоді в автора документа і історії статусів буде відображатимуться ім'я співробітника, а не логін.

Пiдписка на подii та розсилка повiдомлень

Пiдписка дозволяє повiдомляти учасникам про зммни в системi. Перш за все про змiну статусу документiв.
Повiдомлення можуть бути системними, на електронну пошту або смс. (Служби смс розсилок налаштовуются на строрiнцi налаштувань системи )

Доповнення та розширення

Система включає кілька модулів, який при необхідності, підключаються зазначенням відповідного прапора в конфіг файлі.
На даний момент присутні модулі:
Онлайн-каталог
Інтеграція з опенкарт