Основна структура, інтерфейс та термінологія програми виконана за зразком найбільш поширеної програми 1С, що може спростити перехід для користувачів, які раніше працювали з іншими обліковими програмами. Насамперед потрібно засвоїти кілька базових понять обліку таких як первинний документ, довідник, проводка по складу (при бажанні можна ознайомитись у документації та навчальний матеріалах 1С).
Документ (первинний документ) - призначений для фіксації змін господарських активів. Під час проведення
документа
виконуються проводки (зміни) за складом та/або
касі (грошового рахунку). Документ може мати різні статуси. Проводки виконуються під час переводу документа зі
статусів
Новий або Відредагований у статуси Проведено, Виконано тощо.
Документ може бути скасовано, при цьому скасовуються всі проводки (тобто якщр наприклад було списано товар він
первернется назад на склад). Потім документ може бути видалений або відредагований та перепроведений.
У документа є кілька обов'язкових атрибутів, таких як номер, дата, автор та необов'язкових залежно від виду
документів.
Крім "шапки" з атрибутами, у більшості випадків документ містить табличну частину з позиціями. Як правило, позиції
це
вибираються з відповідних довідників ТМЦ
(товарно-матеріальні цінності) чи роботи (послуги). Також документи мають друковану форму. Усі документи мають
широку
друкарську форму
а також може бути додаткова форма розрахована на вузький (чековий) принтер. Широка форма відображається за
замовчанням
під час перегляду документа
а також може бути роздрукована оба експортована в ексель або pdf.
Контрагент (покупаць, постачальник) - фізична або юридична особа (або держаний орган) з якою
виконуются якійсь бізнес операції - закупка, продажа, переведення коштів.
Номенклатура - перелік ТМЦ або рібіт, послуг в відповідному довіднику.
Довідник - перелік різноманітих бізнес об'єктів - ТМЦ,склади, контрагенти, співробітники тощо.
Запис в довіднику (карточка) включає в себе різноманітні атрибути данного типу об1єктів починаючи з назви
(найменування).
Журнал - об'єднуе дані за тематикою. Зазвичай Журнали це списки документів. Крім згального журналу з
усіма
документами є журнали продаж, закупок, замовлень тощо.
В спеціалізованих журналах зазвичай є додаткові функції в залежності від тематики журналу. Наприклад в журналі
замовлень
можна оперативно змінювати статус замовлення.
Загальний журнал містить всі документи і зазвичай є основною робочою сторінкою користувача оскільки показує в
одному місці все що відбуваєтся з господарськими активами..
Звіт - призначений для перегляду рызноманітних аналітичнмх данних. Звіти мають друковані форми,
призначені
для перегляду данних, друку або експорту.
Також є кілька сервісних сторінок таких як робоче місце (АРМ) касира де можна вводити чеки послідовно, не
пекидаючи сторінку
Користувачам системи можуть бути призначені різні ролі де прописаний доступ до тих щи інших бізнес об'єктів.
Наприклад продавцям може бути закритий доступ до закупочних документів.
Після установки програми користувач може виконати такі дії.
Змінити пароль за замовчуванням (рекомендовано) в профілі.
Встановити дефолтні значення для складів і грошових рахунків, які будуть за замовчуванням підставлятися в
документах.
Налаштувати меню - непотрібні пункти можна вимкнути.
Налаштувати меню швидкого доступу (кнопки вгорі) у довіднику ролей.
Додати, за необхідності, нових користувачів та нові ролі, а також права доступу до об'єктів програми.
Встановити на сторінці загальних налаштувань необхідні налаштування, включаючи підключення необхідних модулів.
Ввести перелік номенклаури у відповідному довіднику, або занести ТМЦ за допомогою імпорту з Excel файлу.
Встановити відпускні ціни (націнки). Націнки можна встановити на товар або категорію.
Задати грошові рахунки - готівка (каси) та безготівка (банки).
Задати акції та програми лояльності на відповідній сервісній сторінці.
Наповнити довідник співробітників, якщо такі є, та, за необхідності, прив'язати їх до логінів користувачів
програми.
При необхідності, внести початкові залишки.
Користувачів та ролi системи створює адмiнiстратор - користувач з логiном admin.
Ролям може бути заданий рiвень доступу до докуменiв iнших ресурсiв. Потiм роль може бути призначена
користувачам.
За замовчуванням створюється роль admins, користувачi якої мають доступ до всієї системи.
У створюваних ролях може бути вказаний конкретний доступ до документiв та довiдникiв (читання, редагування,
виконання).
Для ролi можна вказати доступнi вiджети першої сторiнки та оперативне меню.
Також логін користувача може бути вказаний в довіднику співробітників, тоді в автора документа і
історії статусів буде відображатись ім'я співробітника, а не логін.
Журнал документів - регістр, де зберігаються всі документи, створені в системі.
Документ - бізнес-сутність, яка фіксує виконання господарських операцій -
зміна стану складів, грошових і особових рахунків. Дана операція називається проведенням документа
(використовується звичний для користувачів 1С термін).
Документ може знаходитись в різних станах - новий,проведено,скасовано і т.д.
Для зміни проведеного документа потрібно скасувати проведення. В цьому випадку скасовуються проводки,
пов'язані з документом. В останній колонці деяких документів з'являється комбобокс, що містить перелік
документів,
які можуть бути створені (при виборі в комбобоксі) на підставі поточного.
Статус Проведено зазвичай означає, що в цей момент виконуються господарські операції, такі як
зміни на складі.
При скасуванні документа автоматично відкочуються назад усі зміни. Якщо документ зберегти, натиснувши кнопку
Зберегти, то документ просто
зберігається як чернетка.
Документ може проводитись будь якою датою як в минулому, так і в майбутньому.
Проведення документа майбутнім числом дозволяє реалізувати резервування товару, або вказати очікувані
надходження.
У разі зміни обставин документ може бути скасований, або перепроведений з іншими даними.
Всі атрибути документа як шапки, так і табличній частині, зберігаються в самому документі
так, як це відбувається у випадку паперових документів. Тобто, у разі зміни атрибута в довіднику
(наприклад ім'я товару)
документ залишається незмінним, поки його не підготують до нової редакції.
Для перегляду документа, не відкриваючи його на редагування (це відкинути редагування), потрібно
клікнути іконку . Панель перегляду, що
відкривається внизу сторінки, складається з декількох вкладок.
У першій - друкована форма документа і іконки експорту, в залежності від типу документа.
Друга вкладка - коментарі, де користувачі можуть залишити примітки для себе, або інших.
На третій вкладці користувач може прикріпити до документа файл (наприклад, відсканований оригінал у форматі pdf),
а також вказати документи, пов'язані з поточним (при створенні документа на підставі іншого такий
зв'язок виникає автоматично).
На четвертій вкладці можна подивитися історію платежів, якщо такі є, і історію змін статусу документа.
Номери документів генеруються автоматично. Якщо потрібно задати свій шаблон, то потрібно
змінити номер вручну
і наступна нумерація для даного типу документа піде вже від нього.
Номер задається у вигляді декількох букв і наступних цифр. Наприклад, для прибуткової накладної може бути
ПН-0001. Система перевіряє унікальність номерів ..
В системі є також спеціалізовані журнали документів, наприклад, - закупівлі. У таких журналах
згруповані документи щодо конкретних дій. Це спрощує поділ доступу, крім того,
при перегляді документа в спеціалізованому журналі з'являються додаткові кнопки зміни статусу документа,
що дозволяє керувати життєвим циклом документів, не відкриваючи їх на редагування.
Довідник номенклатури служить для зберігання переліку ТМЦ. Для номенклатури можна вказати до п'яти типів
цін, які потім вказуються в видатковому або прибутковому документі. Також можна для зручності вказати "Категорія
товару"
з
довідника категорій.
Для обліку на складі використовується облік по партіях. Партія - товар надійшов по тій же ціні,
незалежно від дати доставки та поставщиків. При переміщенні ТМЦ зі складу користувач вказує, яку партію
(Облікову вартість) використовувати. Така система дозволяє точно розраховувати прибуток по кожному
товару.
Для переміщення між складами використовуються документи Списання зі складу та Оприбуткування на
склад.
Інформацію по стан складу можна отримати в журналі Товари на складі. Історію переміщення ТМЦ можно отриматив в
журналі Рух ТМЦ та звіті Рух по складу.
Довідник контрагентів дозволяє зберігати контрагентів різних типів як покупців, так і постачальників,
а також їх контактні дані. Додати нового контрагента можна як беспосередньо в довіднику так і в документах.
До кожного контрагента може бути написаний коментар, прикріплений файл,
а також можна вказати подію в календарі з нагадуванням, яке з'явиться в нотифікації.
Також у довiднику можна працювати з лiдами з можливiстю подальшої конвертацiї в контрагента.
Початкові залишки ТМЦ можна ввести за допомогою документа Оприбуткування товару.
Також є можливість імпорту номенклатури в довідник і на склад (якщо вказані кількості) а також
імпорту контрагентів.
Для внесення залишків на грошові рахунки, особові рахунки співробітників або
баланс розрахунків з контрагентами, використовуються касові ордери.
Зазвичай закупівля виконується за допомогою прибуткової накладної. ТМЦ в позиції можна вибрати з довідника або
ввести за
допомогою
сканера штрих-коду (вмикається в загальних налаштуваннях). Також можна додати новий ТМЦ не переходячи в довідникю.
Прибуткова накладна може бути створена на підставі вхідного рахунку. В такому разі оплата здійснюєтся в рахунку
а в
прибутковій накладній
вказуєтся передплата. Сума до сплати може бути введена не повністю тобто виникає борг.
Доплатити можна в журналі Розрахунки з постачальниками.
Статистику по закупках можно переглянутив звіті Звіт по закупках.
В прибутковій накладнiй є можливість вказати валюту (якщо валютний облік ввімкнено в загальних налаштуваннях)
та її курс. Поточний курс валют задається в налаштуваннях. Курс валют зберігається в товарі та використовується при
формуванні відпускної цїни для обліку курсових різниць між закупкою та продажею.
Проводки по складу виконуються вже в національній валюті.
Продажі можна реалізувати кількома способами. За допомогою Видаткової накладної (стореної беспосередньо
або на підставі рахунку-фактури), замовлення + ТТН, Касового чеку. Робота з касовими чеками повинна виконуватися в
АРМ Касира. Також з АРМ Кассира можливо фіскалізовувати чеки за допомогою ПРРО.
Якщо оплата в кредит, розрахунки можна виконати в журналі Розрахунки з покупцями.
Статистику по продажах можна переглянути в звіті Звіт по продажах.
Замовлення може бути створене вручну, або створене з модуля онлайн каталогу.
Для замовлень виділений окремий журнал, де можна керувати статусами замовлення, не відкриваючи його на
редагування.
Початок роботи з замовленнями фіксується переводом його в статус Виконується. Також можна додавати оплати до
замовлення.
Замовлення не виконує зміни на складі.
При відправці на підставі замовлення створюється товарно-транспортна накладна (ТТН).
Для ТТН також є окремий журнал. Якщо ТТН переведена в статус Доставлено і замовлення оплачено,
то вона автоматично закривається. Для ТТН можна вказати
номер декларації (наприклад, Нової Пошти) і виконавця, відповідального за доставку (наприклад, кур'єр), з
довідника прцівників.
Для оформлення замовлення на послуги або роботи використовуєтся документ Замовлення
послуг (Акт виконаних робіт). До позицій крім робіт можна також додати ТМц (комплектуючі або матеріали які оплачає
замовник).
Якщо вартість робіт або перелік ТМЦ до закінчення робіт невизначений можна перевести документ в статус Виконуєтся
без позицій. Відредагувати позицїї в процесі виконання без відміни документу можна в жпрналі Послуги.
Якщо замовлення складне потребує виробничого процесу, кількох учасників, обліку годин та ін. (наприклад на СТО),
на підставі замовлення також можна сформувати наряд для виробництва.
Для послуг замовлених у сторонньго виконавця використовуєтся документ Вхідні послуги.
В цьому документі можна також вказати перелік ТМЦ на собівартість яких будут розподілені послуги.
Наряди на виконання виробничих завдань
передбачені для оформлення виконання різних робіт,
наприклад, ремонт побутової техніки. У наряді можна відзначити тип
роботи (з довідника послуг), необхідні комплектуючі, виконавців і
виробничу дільницю (наприклад, ремонтний бокс на СТО).
Для нарядів виділений окремий журнал. Крім звичайної роботи з нарядом як документом, журнал можна
наочно переглянути також в календарі (подібно до гугл-календаря), а також створити наряд кліком по календарю.
В залежності від вартості робіт можна сформувати звіт по зарплатам виконавців за вказаний період.
Послуги також можна оформити звичайним документом Акт виконаних робіт.
Облік у виробництві виконується документами Списання у виробництво і Оприбуткування з виробництва.
Собівартість оприбуткування може розраховуватись по комплектах (комплектуючих, інгредієнтів),
заданих для продукції в довіднику ТМЦ.
Так само, в картці ТМЦ можна задати автоматичне списання та оприбуткування при продажі готової продукції.
Такий режим підходить для виробництв з коротким виробничим циклом, наприклад, громадське харчування.
Надалі планується додати функціональність виробничих процесів для поетапного виробництва.
Для організації складних виробництв з виробничими циклами і поетапним виробництвом можна створювати
виробничі процеси у відповідному журналі. При створенні процесу задається список планованої готової продукції,
замовлення, серія (партія) продукції. Для кожного процесу задається список виробничих етапів. Виробничий етап
- це набір закінчених операцій на конкретній виробничій дільниці (наприклад, складання корпусу або фарбування).
Для виробничого етапу задається виробнича дільниця і, якщо необхідно, технологічна карта.
Виробничий процес починається переводом його в статус Виконується.
У журналі Виробничі етапи відображаються етапи для процесів в стані Виконується. Для кожного етапу можна
поставити
перелік виконавців із зазначенням коефіцієнта трудової участі (у ній розподіляється оплата) і графік робіт по кожній
зміні.
Також є можливість перегляду загального графіка по процесам, етапам, дільницям і виконавцям для рівномірного
розподілу ресурсів.
Для кожного етапу в процесі роботи створюються документи списання в виробництво сировини і матеріалів, а також
оприходування готової продукції.
За першим документом етап перетворюється на стан Виконується. Після закінчення робіт
етап закривається.
У перегляді процесу виводиться перелік етапів, фактичне оприбуткування продукції і списання ТМЦ. Коли всі етапи
закриті і Продуція оприбуткована на склад процес закривається.
Повторювані процеси (наприклад, для наступної партії такої ж продукції) процес можна скопіювати з усім списком
етапів.
Для обліку в закладах громадського харчування використовується документ Замовлення (кафе). Документ являє собою
комбінацію замовлення і касового чека.
Для оперативної роботи є АРМ касира громадського харчування. В АРМ створюються замовлення і в ньому ж знаходиться
журнал
замовлень, де можна відстежувати нові
замовлення (з онлайн каталогу) і виконання замовлень на виробництві (кухні). Для кухні планується окремий АРМ.
Категорії ТМЦ в закладах громадського харчування дозволяють сформувати одне- або двохрівневе меню. У найпростішому
випадку це може бути просто один рівень -
салати, закуски, десерти, основні страви.
Більш складний випадок: Основне меню, Ланч-меню, бар-меню і так далі. А основне меню вже ділиться на салати, десерти
і
так далі.
Також може бути окрема категорія для супутніх товарів (одноразовий посуд, упаковка) і, само собою, для закуповування
сировини (інгредієнтів).
У разі використання онлайн каталогу можна вказати, яка категорія показується клієнту, а яка ні.
Ієрархія категорій, а також зображення в ТМЦ та категоріях, вмикаются в основних налаштуваннях програми.
Оскільки у громадського харчування короткий цикл виробництва, є сенс використовувати автоматичне оприбуткування
і списання з виробництва
(проводити по складу необхідно для обліку продажів і витрат).
Налаштування залежать від технологічного циклу. Для, наприклад, випічки або компотів проводиться оприбуткування
окремим документом (з автоматичним списанням
інгредієнтів, якщо вони задані в картці ТМЦ). Потім продукція надходить у продаж за необхідності. Якщо страва готується на замовлення, то його можна автоматично
оприбуткувати і списати відповідні інгредієнти.
Частина продукції (наприклад, напої в пляшках) йде просто як товар, який оприбутковується прибутковою накладною,
потім продається.
Для перегляду відвідувачем меню кафе (за QR кодом) передбачена спеціальна сторінка на яку можна перейти за адресою
<адреса сайту>/menu. Сторінка орієнтована на мобільні екрани. Крім того, передбачена кастомізація.
шляхом зміни шаблону /templates/modules/shop/pages/catalog/menu.html.
Щоб зміни не перезатерлися при оновленні файл menu.html, можна перейменувати (переопіювати) в menu_custom.html
Меню (ієрархія категорій) має бути дворівневим. Верхній рівень це пункт Основне меню. Додатково
може бути пункт наприклад меню бару. Дочірні меню, які відображаються в горизонтальному списку сторінки,
- категорії страв.
Розрахунок зарплати здійснюється документом Нарахування зарплати. Алгоритм розрахунку задається формулами, що
використовують
синтаксис мови JavаScript. Попередньо в відповідному довіднику налаштовуються типи нарахувань і утримань, які потім
використовуються в формулах як змінні.
Нарахована зарплата заноситься на особовий рахунок працівника.
Виплата зарплати (або авансу) здійснюється документом Виплата зарплати який списує суму с особового рахунку
працівника
і виконеє проводку по вибраному грошовому рахунку.
Для обліку оплат в довідник Грошові рахунки додаються каси і банківські рахунки.
Для додавання платежу в прибуткових і видаткових накладних слід вказати
грошовий рахунок. Також можна вказати оплату пізніше і додати платежі через журнал розрахунку з
контрагентами.
Крім того, є документи типу Прибутковий і Видатковий ордери для безпосереднього нарахування, або списання
сум з грошових рахунків.
Рух грошей можна подивитися в звіті Рух по рахункам і журналі Журнал платежів.
Разом з рухом грошей за грошовими рахунками проводиться запис типу Витрати або Дохід. Переглянути
підсумки за видатками та доходами за період
можна в звіті Платіжний баланс.
Програма налаштовується на сторінці Знижки та акції. Можна налаштувати методи нарахування бонусів та знижок, постійні знажки клієнтам, акційні ціни на товари та послуги, оптові знажки.
Облік здійснюється в табелі робочого чвсу (праве меню). Дані з табелю доступні при нарахуванні зарплати.
Для користувачів групи admins доступні дані інших користувачів
а також загальна статистика.
Офісні документи – тип документу для довільного контенту. Це може бути заявки, розпорядження, звіти.
Робота з офісними документами виконується у журналі Офіс. У документа є назва, яка виконує роль підтипу.
З документом може бути пов'язаний контрагент або співробітник (наприклад, розпорядження про прийом на роботу).
Також для співробітника може бути вказана сума для нарахування або списання з особистого рахунку співробітника (наприклад для премій та штрафів).
Крім доступу на основі ролі для кожного документа можна задати доступ до перегляду або редагування.
Так само можна задати список тих, хто має підписати (затвердити) документ.
У ряді випадків (наприклад, аптеки) потрібно вести облік по партіях виробника з урахуванням терміну придатності. Якщо в налаштуваннях включений облік по серіях, у формах введення товару в прибутковій накладній з'являються додаткові поля - серія і дата. Ці дані з'являються у вибірці при продажу, що дає можливість вибрати більш давній товар. Деталізацію можна подивитися в журналі Товари на складі. Якщо в картці товару (довідник номенклатури) вказаний термін придатності, то в журналі обчислюється дата, до якої придатний товар.
У програмі є можливість вести облік окремо по філіям (наприклад, торговим точкам). У цьому випадку користувачеві в його профілі призначаються філії, доступ до ресурсів яких він може мати. Розділяются документи, склади, каси, співробітники. Спільними для всіх залишаються довідники номенклатури і контрагентів.
На випадок необхідностi виписувати рахунки від імені різних бізнесів, можна налаштувати довідник компаній. Далі компанія може бути вказана в прибуткових документах.
Пiдписка дозволяє повiдомляти учасників про зміни в системi. Перш за все, про змiну статусу документiв.
Повiдомлення можуть бути системними, на електронну пошту або смс.
(Служби смс розсилок налаштовуються на сторiнцi налаштувань системи)
Форми для друку документiв та звiтiв знаходяться в папцi
/templates/printform i виконанi як звичайнi HTML файли, що дає можливiсть тi самi форми виводити на экран, друкувати
на
принтерi, а також експортувати в pdf або excel. Перед завантаженням файли форм обробляються спецiальним
шаблонiзатором,
який наповнює їх даними. Форми можна редагувати звичайним текстовим редактором.
Програма дає можливiсть створити кастомну копiю форми, щоб вона не перезатерлася при наступному оновленнi,
якщо потрiбно створити свiй варiант форми.
Для цього треба до iменi файла форми додати _custom. Наприклад: ttn_custom.tpl.
Тодi програма спочатку шукатиме кастомний варiант.
Додаткова iнформацiя про пiдключення принтерiв тут
Планувальник призначений для фонового виконання завдань, що потребують тривалої обробки.
Наприклад, розсилка email з підписок, які не відправляються негайно, а відправляються в чергу на відправку.
У планувальнику можуть виконуватися завдання щоразу під час виклику скрипту, раз на годину або раз на добу.
Для виклику обробника потрібно звернутися за адресою <ваш сайт>/crontab.php.
Додатково на сторінці управління планувальником (системне меню) потрібно виставити перемикач, що дозволяє роботу
планувальника.
Для підключення потрібно налаштувати сторонній планувальник - (cron На Лінукс, Task Scheduler на Windows,
планувальник на хостингу і т.д.)
який буде періодично (не частіше ніж раз на п'ять хвилин) звертатися до скрипту за вказаною вище адресою.
Також існують онлайн сервіси та мобільні програми, що дозволяють налаштувати розклад для періодичного звернення по
URL сторінки.
Планувальник буде працювати і без зовнішнього виклику, якщо працювати з програмою або просто залишити незакриту
сторінку (або форму логіна) у браузері
Товари на комісію приймаються прибутковою накладною з прапором Товари на комісії.
При цьому оплата не здійснюється відразу, а в міру продажу товарів.
Непродані товари можна повернути створеної на підставі прибуткової.
Стан можна переглянути звітом Товари на комісії.
Також звіт може бути використаний як звіт комісіонера, якщо вказати комінента.
Програма включає кілька модулів для розширення функціональності
(наприклад інтеграції зі сторонніми сервісами), які підключаються в загальних налаштуваннях.
Після підключення з'являються відповідні пункти меню в роздіді Модулі.
Опис модулів тут.